Egy iskola weboldalát egyszerre használják a leendő diákok és szüleik, a jelenlegi tanulók és családjaik, a pedagógusok és a fenntartó. Ezért az iskolai weboldalnak egyszerre kell bemutatkozó felületnek, naprakész hírforrásnak, dokumentumtárnak és online ügyintézési felületnek lennie. A cikk összefoglalja az iskolai weboldalak sajátosságait: a kötelezően közzéteendő dokumentumokat, az eseménynaptárt és a galériákat, az online jelentkezést és ügyintézést, az iskolai webshopot, a zárt pedagógusi vagy szülői felületeket és az akadálymentes kialakítást – gyakorlati példákkal.
Tartalomjegyzék
- Mi az iskolai weboldal feladata?
- Friss információk és hírek
- Események és eseménynaptár
- Képgalériák
- Kötelező és letölthető dokumentumok
- Felvételi és online ügyintézés
- Órarend, tanév rendje, külső rendszerek
- Iskolai webshop: egyenruha és kiegészítők
- Zárt felületek pedagógusoknak és szülőknek
- Akadálymentes iskolai weboldal
- Szerkeszthetőség és karbantartás
- Példák a gyakorlatból
- Gyakori kérdések
Mi az iskolai weboldal feladata?
Az iskolai weboldal egyszerre több, egymástól eltérő igényű célcsoportot szolgál ki. A jól felépített weboldal mindegyik csoportot gyorsan elvezeti a számára fontos információhoz:
- leendő diákok és szüleik: az iskola bemutatása, pedagógiai program, képzések, felvételi tájékoztató, nyílt napok;
- jelenlegi diákok és szüleik: hírek, események, tanév rendje, órarend, étkezés, letölthető nyomtatványok, online ügyintézés;
- pedagógusok és munkatársak: belső dokumentumok, szabályzatok, sablonok egy zárt felületen;
- fenntartó, hatóságok és a nyilvánosság: kötelezően közzéteendő dokumentumok, közzétételi lista, pályázati eredmények.
Egy iskolánál gyakran több tagozat vagy képzési forma (például általános iskola és gimnázium, nappali és esti képzés) működik egy weboldalon. Ilyenkor a menüszerkezetet és a tartalmakat is tagozatonként érdemes rendezni, hogy mindenki a rá vonatkozó információt lássa.
Az iskolai weboldalaknál általánosan javasolt – és a szülők, a fenntartók részéről is egyre gyakrabban kért – alapkövetelmény, hogy a weboldal a lehető legnagyobb mértékben akadálymentes legyen, hiszen a tartalmakat látássérült, hallássérült, diszlexiás vagy mozgásukban korlátozott diákok és szülők is használják. A részleteket az akadálymentes iskolai weboldalról szóló fejezet mutatja be.
Friss információk és hírek
Az iskola élete folyamatosan változik: versenyeredmények, kirándulások, pályázatok, rendkívüli szünetek, fontos határidők. A hírek kezelése akkor működik jól, ha a feltöltés egyszerű, és a tartalom áttekinthetően jelenik meg.
- kategóriák tagozatok, évfolyamok vagy témák szerint (például sport, Erasmus+, felvételi);
- kiemelt hírek a nyitóoldalon, a legfrissebb bejegyzések automatikus megjelenítésével;
- hírarchívum és kereső a korábbi bejegyzésekhez;
- hírlevél-feliratkozás a szülők és érdeklődők tájékoztatására – a jogszerű, önkéntes hozzájáruláson alapuló feliratkozással;
- a közösségi médiafelületek (Facebook, Instagram, YouTube) összekapcsolása a weboldallal.
Események és eseménynaptár
A nyílt napok, felvételi tájékoztatók, szülői értekezletek, szalagavató, jelmezbál, ballagás, iskolai ünnepségek és kirándulások időpontjai a szülők egyik leggyakrabban keresett információi. Az eseménynaptár ezeket egy helyen, áttekinthetően mutatja meg.
- havi, heti vagy listanézet, a közelgő események kiemelésével a nyitóoldalon;
- tagozatonként külön naptár vagy szűrés (például alsó tagozat, gimnázium);
- eseményoldal részletes leírással, helyszínnel, letölthető meghívóval;
- az esemény mentése a saját naptárba (Google Naptár, Outlook, iCal);
- szükség esetén online regisztráció, például nyílt napra vagy bemutató órára, létszámkorláttal.
Képgalériák
A képek mutatják meg leghitelesebben az iskola mindennapjait és közösségét. A galériákat érdemes tanévek, események vagy tagozatok szerint rendezni, és a képeket a feltöltés során automatikusan optimalizálni, hogy a sok kép se lassítsa a weboldalt.
Kiskorúakról készült képek közzétételénél különösen fontos az adatvédelem: a fényképek nyilvános megjelenítéséhez szükséges hozzájárulások kezelését az iskola adatkezelési rendjével összhangban kell kialakítani. Ahol ez indokolt, a galéria vagy annak egy része zárt, csak bejelentkezett szülők számára elérhető felületre is kerülhet.
Kötelező és letölthető dokumentumok
A köznevelési intézményeknek jogszabályban előírt dokumentumokat és adatokat kell a honlapjukon közzétenniük. Többek között:
- a szervezeti és működési szabályzat (SZMSZ), a házirend, a pedagógiai program és az éves munkaterv (20/2012. (VIII. 31.) EMMI rendelet 82. § (3));
- a közzétételi lista, amelynek tartalmát a 229/2012. (VIII. 28.) Korm. rendelet 23. §-a határozza meg, és amelyet tanévenként frissíteni kell (24. §);
- a középfokú iskolák felvételi tájékoztatója és a felvételivel kapcsolatos közlemények.
Ezek mellett a szülők számára hasznos a letölthető nyomtatványok (kérelmek, igazolások, nyilatkozatok), a taneszközlisták, az étkezési tájékoztatók és a pályázati dokumentumok egy helyen való elérhetősége. Egy kategorizált, kereshető dokumentumtár áttekinthetőbb, mint a különböző oldalakon szétszórt letöltési linkek, és a frissítést is egyszerűbbé teszi.
Felvételi és online ügyintézés
A papíralapú nyomtatványok jelentős része online űrlapokkal váltható ki, ami a szülőknek és az iskolai adminisztrációnak is időt takarít meg. Az online űrlapokkal megoldható például:
- jelentkezés felvételire, nyílt napra, bemutató órára, iskolai táborra vagy szakkörre;
- szülői kérelmek és nyilatkozatok beküldése (például távolmaradás, étkezés lemondása, felmentési kérelem);
- dokumentumfeltöltés az űrlapon keresztül (bizonyítványmásolat, igazolások, fénykép);
- feltételes mezők, amelyek a korábbi válaszok alapján csak a releváns kérdéseket mutatják;
- automatikus visszaigazoló e-mail a beküldőnek és értesítés az illetékes munkatársnak;
- PDF-dokumentum automatikus előállítása a beküldött adatokból – például kitöltött jelentkezési lap vagy kérelem formájában, amely archiválható vagy kinyomtatható.
Az online űrlapoknál a személyes – gyakran kiskorúakra vonatkozó – adatok miatt alapkövetelmény a megfelelő adatkezelési tájékoztató, a csak szükséges adatok bekérése, a biztonságos tárolás és a megőrzési idő meghatározása.
Órarend, tanév rendje, külső rendszerek
A tanév rendje, a csengetési rend, a napirend és az órarend a mindennapi tájékozódás alapja. Ezek megjeleníthetők közvetlenül a weboldalon, vagy összekapcsolhatók az iskola által használt külső rendszerekkel:
- elektronikus napló (például KRÉTA) elérése a menüből;
- órarend és helyettesítések megjelenítése (például Edupage);
- online ebédrendelés, -befizetés és -lemondás felülete;
- heti étlap közzététele.
A cél, hogy a weboldal legyen az iskola digitális „kapuja”, ahonnan minden fontos felület egy kattintással elérhető.
Iskolai webshop: egyenruha és kiegészítők
Ahol az iskolának egyenruhája, saját logós termékei vagy rendszeresen értékesített kiadványai vannak, a weboldalba épített webshop jelentősen egyszerűsítheti a rendelést és az átadást.
- egyenruhák és kiegészítők méretek szerinti rendelése;
- online fizetés vagy díjbekérő alapján történő fizetés;
- átvétel az iskolában, előre egyeztetett időpontban;
- automatikus számlázás és készletkezelés;
- szükség esetén rendezvényjegyek vagy programok díjának befizetése.
Zárt felületek pedagógusoknak és szülőknek
Nem minden információ nyilvános. Tagsági (bejelentkezéses) rendszerrel a weboldalon belül zárt felületek alakíthatók ki, amelyeket csak a jogosult felhasználók érnek el:
- belső dokumentációs felület a pedagógusoknak: szabályzatok, sablonok, belső tájékoztatók, értekezletek anyagai;
- szülői felület igény szerint: osztályszintű tájékoztatók, zárt galériák, letölthető anyagok;
- szerepkörök szerinti jogosultságok (például pedagógus, szülő, osztály), így mindenki csak a rá vonatkozó tartalmat látja.
A zárt felület nem helyettesíti az elektronikus naplót, de kiegészítheti azt olyan tartalmakkal, amelyeknek ott nincs helyük.
Akadálymentes iskolai weboldal
Az iskola weboldala közszolgáltatást is nyújt: a felvételi, a kötelező dokumentumok és az iskolai ügyintézés információinak mindenki számára elérhetőnek kell lenniük. Ezért az általában javasolt funkciók között kiemelt helye van az akadálymentességnek:
- a WCAG-irányelvekhez igazodó felépítés: megfelelő színkontraszt, átlátható címsor-hierarchia, billentyűzettel is bejárható menü és űrlapok;
- alternatív szövegek a képekhez, feliratok a videókhoz;
- akadálymentesítő eszköztár: betűméret-növelés, kontrasztos mód, kiemelt linkek;
- akadálymentes, kereshető szöveges dokumentumok a szkennelt PDF-ek helyett;
- érthető, egyszerű nyelvezet és következetes navigáció;
- akadálymentességi nyilatkozat közzététele.
A közszféra honlapjainak akadálymentesítéséről szóló 2018. évi LXXV. törvény a köznevelési intézmények honlapjain a közfeladatukra vonatkozó alapvető információkat tartalmazó tartalmakra vonatkozik (1. § (4)). Az akadálymentes kialakítás azonban a weboldal egészén minden látogató számára könnyebb használatot jelent.
Szerkeszthetőség és karbantartás
Az iskolai weboldalt jellemzően több munkatárs frissíti. A WordPress-alapú weboldal előnye, hogy a hírek, események, galériák és dokumentumok feltöltése műszaki előképzettség nélkül, egyszerűen elvégezhető, és a szerkesztői jogosultságok személyenként beállíthatók.
- Mobilbarát megjelenés: a szülők jelentős része telefonon nézi meg a híreket és az eseményeket.
- Biztonság és karbantartás: rendszeres frissítések, biztonsági mentések és felügyelet, hogy a weboldal a tanév közben is zavartalanul működjön.
Példák a gyakorlatból
Creascola – kétnyelvű általános iskola és nyolcosztályos gimnázium, Budaörs
A Creascola weboldala két tagozatot – a Primary általános iskolát és a nyolcosztályos gimnáziumot – mutat be egy közös felületen, tagozatonként rendezett menüvel és külön eseménynaptárakkal. A weboldalon hírek, eseménygalériák, dokumentumtár, részletes jelentkezési információk, hírlevél-feliratkozás és bejelentkezéses felület is helyet kapott, az iskolai egyenruha értékesítése pedig a weboldal webshopján keresztül történik.
Rózsakerti Demjén István Református Általános Iskola és Gimnázium, Budapest
A Rózsakerti Református Iskola weboldalán az eseménynaptár központi szerepet kap: a programok a saját naptárba is menthetők. Az oldal a kötelező dokumentumokat, a közzétételi listát és a szülői kérelmeket is tartalmazza, emellett részletes felvételi tájékoztatót ad az 1. és a 9. évfolyamra, és egy kattintással elérhetővé teszi az elektronikus naplót és az online ebédrendelést.
Kozma Lajos Faipari Technikum, Budapest
A Kozma Lajos Faipari Technikum több éve működő weboldala a nappali és esti képzéseket, a felvételi tudnivalókat, a híreket és az eseményenként rendezett képgalériákat mutatja be, és a menüből elérhetővé teszi az órarendet, a helyettesítéseket és az elektronikus naplót.
Gyakori kérdések
Az iskola munkatársai maguk is frissíthetik a weboldalt?
Igen. A hírek, események, galériák és dokumentumok feltöltése egyszerű szerkesztőfelületen történik, a szerkesztők jogosultságai pedig személyenként beállíthatók. Az átadáskor a munkatársak betanítása is megtörténik.
Megújítható a meglévő iskolai weboldal a tartalmak megtartásával?
Igen. A korábbi hírek, dokumentumok és galériák átemelhetők az új weboldalra, a régi címekről pedig átirányítás állítható be, hogy a korábbi linkek és a keresőkben elért helyezések se vesszenek el.
Hogyan kerülhetők el a hibás vagy elavult dokumentumok?
Egy központi, kategorizált dokumentumtárban minden dokumentum egy helyen frissíthető, és az új változat feltöltésével a weboldal minden hivatkozása az aktuális fájlra mutat.
Biztonságos-e a szülők által feltöltött dokumentumok kezelése?
A feltöltött fájlok védett tárhelyre kerülnek, és csak a jogosult munkatársak érhetik el. A megőrzési időt és a törlés rendjét az iskola adatkezelési tájékoztatójával összhangban kell meghatározni.
Iskolai weboldal készítése
Ha az iskola új weboldalt, a meglévő megújítását vagy online ügyintézési, webshop- vagy zárt felületi funkciókat tervez, a díjmentes konzultáció során áttekintjük az igényeket és a lehetőségeket. Időpontfoglalás díjmentes konzultációra vagy ajánlatkérés iskolai weboldalra.
A WordPress keretrendszert, valamint az elkészült weblapok kezelését is oktatja, igény esetén a rendszeres weboldal frissítést és karbantartás feladatait is elvégzi.
Akár a hírlevél rendszer kialakítását és weblapra integrálását vagy a weboldalra szükséges fényképek elkészítését is vállalja, képzett fotográfusként.
Emellett online-marketing és SEO / keresőoptimalizálás szakértő, teljes körű tanácsokkal látja el ügyfeleit, így az elkészült gyors és mobil barát weboldal valódi eszköze lesz az értékesítésnek.
